Wie man die Verfügbarkeit von Schauspielern verwaltet, ohne den Verstand zu verlieren

Die Excel-Ära

Am Anfang war ich organisiert. Ich hatte eine wunderschöne Excel-Datei. Rot, grün, gelb. Überall. Formeln, deren Logik ich drei Wochen nach ihrer Erstellung vergessen hatte.

Ich verbrachte Stunden damit, Verfügbarkeiten zu aktualisieren. Dann stellte ich fest, dass ein Schauspieler seinen Zeitplan geändert hatte, ohne mich zu informieren. Den Rest können Sie sich denken: Excel-Verwaltung + schlechte Laune statt Theater machen.

Die Google-Docs-und-WhatsApp-Revolution

Also beschloss ich, Excel aufzugeben und auf Google Sheets und WhatsApp-Umfragen umzusteigen. Kurz gesagt: ein Problem durch zwei andere ersetzen.

Verfügbarkeiten standen in einem Dokument, kurzfristige Änderungen in WhatsApp, zwischen Nachrichten wie: « Proben wir noch am Dienstag? » « Ich kann doch kommen. » « Ach nein, doch nicht. »

Der Tag, an dem die Haftnotizen gewannen

Ich verwaltete die Proben schließlich mit Haftnotizen: auf dem Schreibtisch, auf dem Bildschirm, im Kalender. Die Terminplanung war wie ein Rubik's Cube.

Nach langer Suche erkannte ich, dass kein Tool für diesen genauen Anwendungsfall entwickelt worden war: eine Amateurtheatergruppe mit Freiwilligen, deren Terminpläne unvorhersehbar sind und deren Szenen je nach Verfügbarkeit geprobt werden müssen.

Also habe ich DispoThéâtre entwickelt

Zunächst für unsere eigene Gruppe, dann für alle, die dasselbe durchmachen — besonders für jene, die kurz vor dem Ausrasten sind.

Heute ermöglicht DispoThéâtre: Verfügbarkeiten der Mitglieder erfassen, Rollen verwalten, Proben planen, Einladungen versenden, Fortschritt verfolgen und Szenenvideos teilen.

Denn unser Job ist die Bühne

DispoThéâtre kann nicht alles. Aber was es kann, macht es gut. Es konzentriert sich auf die Probenplanung: Verwaltung der Szenen basierend auf den Verfügbarkeiten der Mitglieder. Mit dem automatischen Planer können Proben nach selbst gewählten Parametern geplant werden.

Je nach Vorbereitungsgrad der Szenen passt es Zeit und Häufigkeit der Proben an. Es kann Szenen mit gemeinsamen Akteuren zusammenfassen, aufeinanderfolgende Szenen bevorzugen, parallele Proben in mehreren Räumen planen und mehrere Stücke verwalten.

Ich hoffe, dieses Tool spart Ihnen so viel Zeit, wie es mir gespart hat. Ich stelle es kostenlos zur Verfügung und freue mich über Rückmeldungen. Serverkosten werden es später wahrscheinlich kostenpflichtig machen — ca. 20 € pro Jahr für eine Gruppe.