Cómo gestionar la disponibilidad de los actores sin volverse loco

La época de las hojas Excel

Al principio, era organizado. Tenía un magnífico archivo Excel. Rojo, verde, amarillo. Por todas partes. Fórmulas cuya lógica había olvidado tres semanas después de crearlas.

Pasaba horas actualizando disponibilidades. Luego descubría que un actor había cambiado su agenda sin avisarme. Ya imaginas el resto: gestionar el Excel + mal humor, en lugar de hacer teatro.

La revolución de Google Docs y WhatsApp

Entonces decidí abandonar Excel y pasarme a Google Sheets y las encuestas de WhatsApp. En otras palabras, sustituir un problema por otros dos.

Las disponibilidades estaban en un documento, los cambios de última hora en WhatsApp, entre mensajes como: « ¿Seguimos ensayando el martes? » « Al final sí puedo ir. » « Ah no, al final no puedo. »

El día en que los post-its ganaron

Terminé gestionando los ensayos con post-its: en el escritorio, en la pantalla, en la agenda. Organizar las fechas era como resolver un cubo de Rubik.

Después de buscar soluciones, me di cuenta de que ninguna herramienta había sido diseñada para este caso concreto: una compañía de teatro amateur, con voluntarios de agendas impredecibles y escenas que ensayar según la disponibilidad de cada uno.

Así que creé DispoThéâtre

Primero para nuestra compañía, y luego para todas las personas que pasan por las mismas dificultades, sobre todo las que están al borde de perder la paciencia.

Hoy, DispoThéâtre permite: recopilar las disponibilidades de los miembros, gestionar los roles, planificar los ensayos, enviar convocatorias, hacer seguimiento del progreso y compartir vídeos de escenas.

Porque nuestro oficio es el escenario

DispoThéâtre no lo hace todo. Pero lo que hace, lo hace bien. Se centra en la planificación de ensayos: gestionar las escenas ensayables según las disponibilidades de los miembros. Y con su modo automático, puede planificar los ensayos según los parámetros que elijas.

Según el grado de preparación de cada escena, adapta el tiempo y la frecuencia de ensayo. Puede agrupar escenas compartidas por varios actores, priorizar escenas consecutivas, planificar ensayos en paralelo en varias salas y gestionar varios espectáculos.

Espero que esta herramienta te ahorre tanto tiempo como me ha ahorrado a mí. La pongo a disposición de forma gratuita y agradecería comentarios. Los costes de servidor probablemente harán que sea de pago más adelante — unos 20 € al año por compañía.