Comment gérer les disponibilités des acteurs sans devenir fou ?

L'époque des classeurs Excel

Au début, j'étais organisé. J'avais un magnifique fichier Excel. Du rouge, du vert, du jaune. Partout. Des formules dont j'avais oublié le fonctionnement trois semaines après les avoir créées.

Je passais des heures à mettre à jour les disponibilités. Puis je découvrais qu'un acteur avait modifié son emploi du temps sans me prévenir. Vous avez deviné la suite : gérer le pack Excel + mauvaise humeur, au lieu de faire du théâtre.

La révolution Google Docs et WhatsApp

J'ai alors décidé d'arrêter Excel, de passer à Google Sheets et aux sondages WhatsApp. Bref, remplacer un problème par deux autres problèmes.

Les disponibilités étaient dans un document, les changements de dernière minute dans WhatsApp, au milieu des messages : « Est-ce qu'on répète toujours mardi ? » « Finalement je peux venir. » « Ah non, finalement je ne peux plus. »

Le jour où les post-it ont gagné

Et j'ai fini par gérer les répétitions avec des post-it : sur mon bureau, sur l'écran, dans l'agenda. Gérer les dates relevait du Rubik's cube.

À force de chercher une solution, j'ai réalisé qu'aucun outil n'avait été conçu pour ce cas précis : une troupe de théâtre amateur, avec des bénévoles aux agendas imprévisibles et des scènes à répéter selon les disponibilités de chacun.

Alors j'ai créé DispoThéâtre

D'abord pour notre compagnie, et puis pour toutes les personnes qui vivent les mêmes galères, surtout si la mauvaise humeur les guette.

Aujourd'hui, DispoThéâtre permet de : recueillir les disponibilités des membres, gérer les rôles, planifier les répétitions, envoyer les convocations, suivre la progression du travail, et partager les vidéos de scènes.

Parce que notre métier, c'est la scène

DispoThéâtre ne fait pas tout. Mais ce qu'il fait, il le fait bien. Il se cantonne au planning des répétitions : gérer les scènes répétables en fonction des disponibilités des membres. Mais comme il a un mode automatique, il peut planifier les répétitions selon des paramètres que vous choisissez.

En fonction du degré de préparation des scènes, il adapte le temps et la fréquence de répétition. Il peut rassembler les scènes communes à plusieurs acteurs, favoriser les scènes consécutives, planifier en multi-salles pour des répétitions en parallèle, et gérer plusieurs spectacles.

J'espère que cet outil vous fera gagner autant de temps qu'il m'en a fait gagner. Je le mets gratuitement à disposition et serai ravi d'avoir des retours d'expérience. Les frais de serveur m'obligeront sans doute à le rendre payant plus tard — de l'ordre de 20 € par an pour une troupe.